Vergaderlocaties boeken voor gevorderden

Uitje

Ik  werk al enige tijd als Virtual assistent, waarbij je op afstand voor klanten zaken kan regelen. Deze zaken kunnen enorm verschillen. De gekste verzoeken komen daar soms binnen: van het regelen van een pluchen lama om half 2 ’s nachts tot het filen van enorme stapels papier, tot het sorteren van funnies uit de hagelslag: ik heb het allemaal wel eens gezien. Hoe gekker het verzoek, hoe leuker ik het vond om te regelen. Zeker tijdens de nachtdiensten kwamen hier hele bijzondere verzoeken langs. Gelukkig waren er ook vaak makkelijke verzoeken die veel voorkwamen, zodat ik mijn connecties uit vorige boekingen kon inzetten om dit te regelen. Dat was makkelijk en snel geld verdienen. Zo ook het verzoek om een vergadering te regelen voor een groot, internationaal bedrijf. Althans, dat dacht ik.

Locatie

Vergaderlocatie googlen hielp me een stuk vooruit: normaliter boek ik deze namelijk online. Dat is makkelijk, snel, en de locaties zijn vaak goed te bereiken. De catering en dergelijken kan dan vaak door de externe locatie zelf geregeld worden, wat kosten en moeite bespaard. Ideaal dus en als je mensen hebt die moeten overnachten is dat ook mogelijk. Vaak zijn de zalen in hotels geboekt, en anders is er wel een hotel nabij. Echter was het deze keer iets lastiger. Een deel van de mensen moest ingevlogen worden uit andere landen (dus het boeken van tickets kwam er ook bij kijken) en moesten ook zo snel mogelijk weer weg kunnen. Wat dus een simpel verzoekje leek, werd een hele puzzel met vliegtijden, snelle overstappen en visums. Het ergste was dat dit verzoek amper twee weken vooraf binnen kwam. Doorwerken dus!

Specifieke wensen

Uiteindelijk had ik het allemaal vijf dagen voor de meeting rond. Ik briefte terug dat alles geregeld was. Wat ik terugkreeg was echter onverwachts: er was nog een hele lijst met verzoeken bij gekomen van alle mensen uit het buitenland. Het waren voornamelijk verzoeken in het kader van culturele verschillen. Maaltijden moesten kosjer en halal zijn, mensen wilden niet naast collega’s van het andere geslacht zitten en er moesten bepaalde tijden vrijgehouden worden voor religieuze praktijken. Hier had ik dus echt niet op gerekend. Lichtelijk einde raad belde ik de eigenaren van de vergaderlocatie. Gelukkig hebben zij wel vaker van mij rare verzoeken gehad, dus draaiden ze hier ook hun handen niet voor om. Klakkeloos hebben ze alles weggewerkt voor nauwelijks een meerprijs, echt hele goede service. En de opdrachtgever? Die stuurde zowel naar mij als naar de vergaderlocatie achteraf een bloemetje als dank. Weer een tevreden klant!