Ouderwets papierwerk organiseren

Met al uw belangrijke papieren verspreid over uw kantoor, verspilt u veel tijd en energie om ernaar te zoeken. Je loopt ook het risico sommige volledig te verliezen. Maar met een paar eenvoudige stappen kunt u uw belangrijke papieren documenten dit weekend in één uur organiseren!

Archiefkast

Je hebt een kleine archiefkast met twee laden of een draagbare hangmappenkast, veelkleurige hangmappen (6 verschillende kleuren), manilla derde-gesneden mappen op het bovenste tabblad en een brandveilige kluis (optioneel) nodig. Of u kunt een grote binder en tabbladen aanschaffen. Als je eenmaal de goederen hebt, zijn hier de zes stappen die je moet volgen om je papierwerk te organiseren. De meeste van uw belangrijke documenten kunnen worden opgeslagen in een gewone archiefkast of draagbare hangende archiefdoos. Er zijn een paar. Dat moet echter echt worden opgeslagen in een brandveilige veilige of externe opslagoptie, zoals een kluisje.

Essentiële documenten zijn documenten die zeer moeilijk of zeer tijdrovend zijn om te vervangen. Ze kunnen gevoelige persoonlijke informatie bevatten die kan worden aangetast in geval van een inbraak of diefstal. In het geval dat je huis werd verwoest door brand of overstroming, wil je dat deze vitale documenten intact blijven. Als u een grote ringband met drie ringen en tabbladen hebt gekocht, labelt u de tabbladen met de bovenstaande recordnamen, perforeert u alle documenten en organiseert u ze. Wanneer het papier niet geperforeerd moet worden, perforeer dan een map en plaats de documenten in de map. Als papierwerk gewoon niet jouw ding is, kan dit een bevrijdend moment voor je zijn. Je kunt al deze documenten scannen, op een harde schijf opslaan en vervolgens allemaal vernietigen. Gebruik voor belangrijke documenten klemborden.

Essentiële papieren

Voor de meeste mensen worden de volgende documenten als essentieel beschouwd: sociale zekerheidsinformatie, geboortecertificaten, verzekeringspolissen samen met de contactgegevens van uw agent, testamenten, eigendomsbewijzen, autotitels, uw paspoort en elk contract of overeenkomst waarvoor uw originele handtekening nodig was. Nu uw belangrijke papieren zijn georganiseerd, houdt u ze georganiseerd. Wanneer u uw facturen betaalt, dient u elke maand nieuwe documenten in het juiste gedeelte van uw archiveringssysteem in. Zoek tegelijkertijd naar documenten die u in de loop van de maand uit het systeem hebt verwijderd en die mogelijk nog niet in het archiefsysteem aanwezig zijn. Dien ze opnieuw in. Controleer minstens twee keer per jaar de documenten in uw archiveringssysteem om te zien of deze kunnen worden verwijderd. Een goed schema om te volgen is aan het begin van het jaar en aan het einde van elk jaar.

Met een beetje moeite kunt u op de lange termijn profiteren door uw belangrijke papieren documenten te organiseren.