Waarom jouw bedrijf niet zonder een DMS kan en welk voordeel je eruit kan halen

De hoeveelheid data bij bedrijven groeit per dag, per uur, per minuut. Hoe kan je nu zo efficiënt en zo goed mogelijk deze data beheren? Veel bedrijven gebruiken hiervoor een Document Management Systeem (DMS). Zo'n systeem is wel nodig ook, want het wordt met de dag moeilijker om je documenten terug te vinden. Wat houdt nu zo'n DMS in en welke voordelen kan je eruit halen? Je leest er alles over in dit artikel.

Een definitie en uitleg van een DMS

DMS staat voor Document Management Systeem. Dit systeem is een opslagplaats waar beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen. Deze documenten zijn altijd makkelijk terug te vinden aan de hand van verschillende kenmerken. Zo vind je documenten terug op bijvoorbeeld de datum, naam, categorie of status. Documenten kan je opslaan in een database of op een beveiligd netwerk die vanuit een database te bereiken is.

DMS is een centrale bron

Dit systeem is één centrale bron en stroomlijnt alle informatie binnen een organisatie, zowel het beheren, digitaliseren en structureren ervan. Het maakt weinig uit of het nu om documenten gaat, of om specificaties van documenten. Door middel van de metadata heb je opgeslagen documenten in het DMS altijd binnen handbereik en heb je ze binnen no time in je bezit.

Voor wie is een DMS vooral geschikt?

Het is duidelijk dat een DMS vele voordelen met zich meebrengt. Maar voor wie is zo'n systeem nu het meest geschikt? Dat geldt vooral voor diegene die vaak lang moeten zoeken naar informatie, maar het niet kunnen vinden. Ook ontbreekt het je aan overzicht en zijn alle documenten binnen je bedrijf verdeeld over verschillende folders en mappen. Als je informatie vaak blijft liggen, je meer documenten hebt dan je kunt afhandelen en het goedkeuringsproces lang duurt, is een DMS uitermate handig.

Waarom je niet zonder een DMS kunt

Wie zijn informatiestromen niet verder digitaliseert, loopt achter op de concurrentie die dat wel doet en kan daarbij klanten verliezen . Het digitale documentenbeheer vergt een goede voorbereiding om te zorgen dat je documenten goed terug te vinden zijn. Hoe zorg je dat je je documenten goed terugvindt? Juist, door een DMS te implementeren binnen je bedrijf. Met een DMS werk je binnen de kortste keren digitaal en werk je fijner samen met collega’s én klanten. Alles om je informatiestromen binnen je bedrijf zo makkelijk te laten verlopen.